Orientacyjna a Szacunkowa Wartość Zamówienia – Kluczowe Różnice, Które Musisz Znać

W świecie zamówień publicznych precyzja jest kluczem. Każdy termin ma swoje znaczenie i implikacje prawne. Jednym z obszarów, który często budzi wątpliwości, jest rozróżnienie między orientacyjną wartością zamówienia a szacunkową wartością zamówienia. Choć brzmią podobnie, reprezentują dwa zupełnie różne etapy w procesie przygotowania postępowania. Zrozumienie tej różnicy jest fundamentalne dla prawidłowego i efektywnego zarządzania procesem zakupowym.

Analiza Potrzeb i Wymagań – Gdzie Wszystko Się Zaczyna

Podstawą do dyskusji jest art. 83 Prawa zamówień publicznych, który wprowadza obowiązek przeprowadzenia przez zamawiającego Analizy Potrzeb i Wymagań (APiW). Zgodnie z ust. 3 pkt 1 tego artykułu, analiza ta musi zawierać:

*orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów (...) *

Kluczowe jest tu słowo "orientacyjna". Na tym etapie zamawiający nie dysponuje jeszcze szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (OPZ). Jak więc można mówić o precyzyjnym szacowaniu? Nie można. I właśnie dlatego ustawodawca posłużył się innym terminem. Orientacyjna wartość zamówienia to wstępna, przybliżona kwota, która ma dać zamawiającemu ogólne pojęcie o skali finansowej planowanego przedsięwzięcia dla różnych możliwych rozwiązań.

Czym Jest Orientacyjna Wartość Zamówienia?

Celem dokonywania Analizy Potrzeb i Wymagań jest, jak sama nazwa wskazuje, zmuszenie zamawiającego do kompleksowego rozpoznania swoich potrzeb i możliwości rynkowych przy założonych ograniczeniach. Wartość orientacyjna jest więc wynikiem tego wstępnego rozeznania. To kwota, jaką przyjmujemy dla danego wariantu rozwiązania na podstawie np. ogólnodostępnych cenników, informacji z poprzednich, podobnych postępowań czy wstępnych rozmów z potencjalnymi wykonawcami.

Niektórzy eksperci, jak J.E. Nowicki i P. Wiśniewski w swoim komentarzu do PZP, łączą tę wartość ze "środkami, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację". Jest w tym część prawdy, jednak sprowadzanie wartości orientacyjnej wyłącznie do wysokości budżetubyłoby uproszczeniem. Zapis ten jest niemal kopią ogólnej zasady udzielania zamówień z art. 17 ust. 1 PZP. Wartość orientacyjna to coś więcej niż tylko budżet – to prognoza kosztów dla konkretnego pomysłu na realizację zamówienia.

Chronologia Ma Znaczenie: Kiedy Orientacyjna Staje Się Szacunkową?

Fundamentalna różnica między tymi dwoma pojęciami leży w chronologii procesu przygotowawczego:

1. Analiza Potrzeb i Wymagań (APiW): Zamawiający analizuje potrzeby, rozważa warianty i dla każdego z nich określa orientacyjną wartość zamówienia.

2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ): Na podstawie wybranego wariantu z APiW, zamawiający tworzy szczegółowy i jednoznaczny OPZ.

3. Szacowanie Wartości Zamówienia: Dopiero mając gotowy OPZ, zamawiający może, zgodnie z art. 28-36 PZP, dokonać należytej staranności i ustalić szacunkową wartość zamówienia.

Jak widać, orientacyjna wartość zamówienia nie musi być, i często nie jest, tożsama z szacunkową wartością zamówienia. Ta pierwsza jest wstępnym szacunkiem na etapie koncepcyjnym. Ta druga to już precyzyjna kalkulacja, od której zależą m.in. progi unijne, obowiązki publikacyjne i tryb prowadzenia postępowania.

Podsumowanie

Rozróżnienie między orientacyjną a szacunkową wartością zamówienia nie jest jedynie akademicką dysputą. To świadectwo dojrzałości i profesjonalizmu zamawiającego. Prawidłowe rozumienie tych pojęć pozwala na lepsze planowanie, unikanie błędów proceduralnych i, co najważniejsze, realizację celu nadrzędnego – udzielania zamówień w sposób zapewniający najlepszą jakość i efektywność w ramach dostępnych środków. Pamiętajmy: najpierw orientujemy się w terenie, a dopiero potem wytyczamy dokładną mapę.

Zawsze możesz jednak skontaktować się z Nami, w celu rozwiania wątpliwości.